S.Y. van Hoeve (2001)
Groepsoverleg 'face-to-face' of per e-mail?
Verschillen in besluitvorming
Master's thesis, Rijksuniversiteit Groningen.
[ Paper (PDF, 472 kb) ]

Samenvatting

In deze scriptie beschrijf ik mijn onderzoek naar de effecten van het medium elektronische mail (e-mail) op het besluitvormingsproces in kleine groepen ten opzichte van besluitvorming in een face-to-face situatie. Om antwoord te kunnen geven op deze vraag is een onderzoek opgezet waarin twee groepen een besluit in een e-mail situatie en een besluit in een face-toface situatie nemen. De toetsing van dit onderzoek zal gebeuren op grond van theorie en hypotheses.

Doel

Doordat er een enorme toename van het gebruik van computer-mediated communicatiesystemen in zowel privé- als zakelijk gebruik is, en met name van e-mail, is het van belang een beter begrip en inzicht te krijgen in de effecten van computer-mediated communicatiesystemen op het communicatieproces, zodat het gebruik geoptimaliseerd kan worden. Computer-mediated communication is het proces waarbij mensen informatie creëren, ontvangen, en uitwisselen door het gebruik van netwerktelecommunicatiesystemen. In deze scriptie heb ik gekeken hoe communicatie via e-mail verloopt als een groep mensen tot besluiten moeten komen.

Theoretisch kader

In het theoretisch kader wordt een aantal definities gegeven. Het gaat hierbij met name om de begrippen e-mail en besluitvorming. E-mail is een applicatie die gebruikers in staat stelt om asynchroon ongestructureerde of gestructureerde berichten tussen adresseerbare elektronische brievenbussen uit te wisselen, gebruik makende van door telecommunicatieverbindingen verbonden computers. Gebruikers kunnen elektronische brieven uitwisselen, met als mogelijkheid om aan de brieven verschillende soorten bijlagen toe te voegen (Van den Hooff 1997: 26). Besluitvorming is een proces dat uitmondt in een besluit. Zowel de voorbereiding van de beslissing als het nemen van het besluit rekenen we tot de besluitvorming (Van Zanten 1996: 22). Tenslotte worden in het theoretisch kader de onderzoeksopzet en de bijbehorende invloedsfactoren besproken.

Onderzoeksopzet

Het onderzoek is als volgt opgezet: er zijn twee onderzoeksgroepen die beide tweemaal een besluit moeten nemen. Eenmaal wordt het besluit via het medium e-mail genomen en eenmaal in een face-to-face situatie. De groepen zullen twee soortgelijke besluiten moeten nemen, beide besluitvormende intellectuele taken. In dit onderzoek is rekening gehouden met een aantal factoren, die invloed kunnen hebben op het besluitvormingsproces. Deze factoren zijn beschreven in het groepseffectiviteitsmodel. De volgende De factoren die volgens dit model een rolspelen bij besluitvorming zijn de volgende: groepsomgeving, groepssamenstelling en groepsstructuur. Al deze factoren zijn gelijk gesteld, zodat de effecten van het medium e-mail op het besluitvormingsproces zo zuiver mogelijk gemeten kunnen worden. Na dit theoretisch kader worden zes hypotheses besproken. Deze hypotheses zijn opgesteld naar aanleiding van bestudeerde literatuur over soortgelijke onderzoeken. De hypotheses zijn:
  1. Tijdens de besluitvorming per e-mail zullen er minder sociaal-emotionele expressies geuit worden door de deelnemers dan tijdens de besluitvorming in de face-to-face situatie.
  2. In de e-mail situatie zullen de proefpersonen in meer gelijke mate deelnemen aan het besluitvormingsproces dan in de face-to-face situatie.
  3. De kwaliteit van het besluit zal in de e-mail situatie hoger zijn dan in de face-to-face situatie.
  4. De mate van instemming met het besluit zal in de e-mail situatie lager zijn dan in de faceto- face situatie.
  5. Afhankelijk van de communicatiewijze waarmee het besluit genomen wordt, zal het rolgedrag van de groepsleden anders zijn.
  6. De manier waarop het besluit gevormd wordt, zal in de e-mail situatie anders verlopen dan in de face-to-face situatie.
Naar aanleiding van deze hypotheses zijn een aantal punten opgesteld die in het onderzoek geanalyseerd zullen worden. Deze zijn: aantal uitingen, mate van deelname, kwaliteit van het besluit, mate van instemming met het besluit, functioneel rolgedrag en besluitvormingsprocedure.

Conclusie

Na het praktijkonderzoek zijn de resultaten op deze zes analysepunten met elkaar vergeleken. Slechts op de helft van de punten kunnen effecten van e-mail vastgesteld worden, namelijk op uitingen, mate van deelname en functioneel rolgedrag. De volgende conclusies kunnen getrokken worden over het effect van e-mail op de uitingen: in een discussie per e-mail is er minder ontlading van spanning in de vorm van humor, er is meer solidariteit onder de groepsleden, er worden minder meningen gegeven en er wordt vaker om een mening gevraagd. Op het punt van de mate van deelname aan het besluit tijdens de e-mail discussie ten opzichte van de face-to-face discussie, kan het volgende geconcludeerd worden: als een persoon een lage mate van deelname aan het besluit heeft in face-to-face situatie, dan neemt de mate van deelname in de e-mail situatie enorm toe. Ten tweede kan hier geconcludeerd worden dat, als een persoon een hoge mate van deelname aan het besluit heeft in face-to-face situatie, dit in de e-mail situatie af neemt naar een gemiddelde mate van deelname. Tenslotte kan over de mate van deelname geconcludeerd worden: als een persoon een gemiddelde mate van deelname aan het besluit heeft in face-to-face situatie, dan neemt de mate van deelname in de e-mail situatie af tot beneden gemiddeld. Het laatste punt waar een effect van het medium e-mail vastgesteld kan worden, is functioneel rolgedrag. Het effect van e-mail op het functioneel rolgedrag van een testpersoon is dat het verandert ten opzichte van het rolgedrag van de betreffende testpersoon in een face-to-face situatie.