Flowcharts

Inhoudsopgave

1. Flowcharts
   1. Definitie
   2. Het doel van flowcharts
   3. Er zijn drie basistypen voor een flowchart
   4. 1. Stappen voor het maken van een flowchart
      2. Tips
   5. Analyse
      1. Fuctionele flowcharts
      2. Proces flowcharts
      3. Proces-beschrijvende flowcharts
   6. Ten slotte
2. Flowcharts in powerpoint
3. Opgaven
4. Craftsmen's Guild Inc. (uitwerking opgave)
5. Sheets

I. Flowcharts

I.1 Definitie: een flowchart is een grafische representatie van alle activiteiten in een proces.

Een flowchart maak je met behulp van symbolen. Deze symbolen hebben een gestandaardiseerde betekenis, zodat de flowchart een algemene methode vormt om processen te visualiseren. Door het gebruik van gestandaardiseerde symbolen zijn flowcharts makkelijk te interpreteren. Maar voor een heldere interpretatie is de opeenvolging van de activiteiten in een proces net zo belangrijk.

I.2 Het doel van flowcharts:

• Documentatie van een proces, en de relatie tussen de stappen in een proces
• Identificatie van het werkelijke en het ideale proces
• Identificatie van problemen en mogelijke verbeteringen

I.3 Er zijn drie basistypen voor een flowchart:

Functionele chart

een chart die interactie beschrijft van de verschillende activiteiten binnen een organisatie.

Proces flowchart

een chart die de opeenvolging en de relaties van taken van een proces beschrijven.

Proces-beschrijvende flowchart

een gedetailleerde beschrijving van de taken van een proces zoals de Proces flowchart dat weergeeft. De beschrijving van een taak betreft hier bijvoorbeeld aantallen operaties nodige opslagruimte, tijdsduur etc.

I.4.1 Stappen voor het maken van een flowchart

1. Bepaal met wat voor type flowchart je te maken hebt.
2. Bepaal welk niveau de flowchart moet gaan representeren. Op een lager niveau zijn meer deeltaken gespecificeerd dan op een hoger niveau.
3. Benoem alle taken met behulp van zelfstandige naamwoorden of werkwoorden, en bepaal alle beslissingen door een ja/nee vraag te stellen.
4. Zet de taken en beslissingen, van begin tot eind, in de juiste volgorde onder elkaar.
5. Bepaal de modules voor elke stap, en breng ze in verband met de taken en beslissingen.
6. Identificeer de belangrijkste overkoepelende deeltaken van het proces/de organisatie (planning, controle, verbetering etc.).

Tekenen:

7. Teken de flowchart met gebruikmaking van de symbolen:
   1. Plaats de overkoepelende deeltaken naast elkaar bovenaan op de flowchart.
   2. Plaats de taken en beslissingen onder de overkoepelende deeltaken waartoe ze behoren in de flowchart.
   3. Gebruik pijlen om de taken en beslissingen te verbinden.
8. Geef de flowchart een titel.

I.4.2 Tips:

• Chart een proces zoals het daadwerkelijk gebeurt, niet zoals je denkt dat het gebeurt.
• Noteer alle omstandigheden die er zijn, laat niets achter.
• Belangrijke aannames moeten in de flowchart vermeld worden (tijdslimieten, procedurele vereisten).
• Test de flowchart door het in kaart gebrachte proces te volgen. Modificeer de chart zonodig.
• Neem mentale stappen in het proces, zoals beslissingen, in de flowchart op.

I.5 Analyse

I.5.1 Functionele flowcharts

• Probeer de taken evenredig te verdelen onder de verschillende gebieden in een proces.
• Vermijd herhaling van taken in het proces.
• Check de opeenvolging van de taken.
• Bekijk of taken beter op een andere manier uitgevoerd kunnen worden (handmatig, automatisch).

I.5.2 Proces flowcharts

• In wat voor verhouding staat de hoeveelheid invoer tot de rest van het proces?
• Is de manier van invoer onnodig gecompliceerd?

Vergelijk in- en uitvoer van het proces:

• Is er meer uitvoer dan invoer?
• Is dit nodig?
• Kan hierin iets gecombineerd of verwijderd worden?

Het proces:

• bevat het proces een groot aantal beslissingen? Zoja, probeer taken te combineren of te verwijderen.
• bevat het proces geen beslissingen? Zoja probeer de taken te automatiseren.

Het patroon van het proces:

• circulerende processen kunnen onnodige overdrachten aangeven (loops).

Proces uitvoer:

• Geeft het systeem onnodige of dubbele uitvoer?

I.5.3 Proces-beschrijvende flowchart

Methoden: aantal operaties, overdrachten, herzieningen of controles, informatieopslag en vertragingen.

De samenvatting:

• Geef een initiële beoordeling van het aantal taken.
• Vergelijk het aantal taken en de tijd die nodig is per taak.

Kan de lijst van taken in het proces verkort worden door het combineren of verwijderen van taken?

Het aantal overdrachten:

• Kunnen er overdrachten verwijderd worden door een andere opeenvolging in de taken?

Onderzoek de herzieningen en controles:

• Kan het proces efficiënter door bv. verwijdering van onnodige herzieningen of veranderingen in de opeenvolging?

Onderzoek de vertragingen:

• Bepaal hoe het proces verbeterd kan worden.

Vergelijk de taken met de personen die de taken uitvoeren:

• Zit de persoon die de taak uitvoert op het juiste niveau binnen het proces?

Bekijk de afstand tussen de operaties:

• Recycled er informatie onder hetzelfde personeel?
• Kan de efficiëntie verbeterd worden door mensen of werkplekken dichter bij elkaar te zetten?

I.6 Ten slotte

• Vat het initiële proces samen.
• Vat de voorgestelde veranderingen samen.
• Vergelijk de twee samenvattingen en bepaal de mogelijke verbeterde resultaten.

II. Flowcharts in Powerpoint

1. kies uit de menubalk de opties: invoegen >> figuur >> autovormen
   Er verschijnt nu een verplaatsbaar venster met autovormen.
   De 4^e icoon van links geeft een pop-up menu met de flowchart symbolen die je ter beschikking hebt.
   De 2^e icoon van links geeft een pop-up menu met verbindingslijnen die je kunt gebruiken om de flowchart symbolen met elkaar te verbinden.
2. kies uit de menubalk de opties: beeld >> werkbalken >> tekenen
   Er verschijnt nu een tekenbalk op je scherm met daarop onder ander het woord autovormen. Als je hierop klikt verschijnt er een pop-up menu waarin een optie stroomdiagram staat. Wanneer je hier met de muis op gaat staan verschijnt er weer een pop-up menu met daarin de flowchart symbolen die je ter beschikking hebt. In hetzelfde menu autovormen bevindt zich ook een optie verbindingslijnen Wanneer je hier met de muis op gaat staan verschijnt er weer een pop-up menu met daarin de met verbindingslijnen die je kunt gebruiken om de flowchart symbolen met elkaar te verbinden.

Wanneer je een symbool wilt gebruiken in je flowchart, klik je het aan in het menu met de flowchart symbolen. Vervolgens ga je met je muis op je presentatie naar de plaats waar je het symbool wilt plaatsen. Als je nu je linker muisknop klikt verschijnt het gekozen symbool op de door jou aangewezen plaats op de presentatie.
Wanneer je twee flowchart symbolen met elkaar wilt verbinden kies je een van de opties uit het menu met verbindingslijnen, door er op te klikken. Wanneer je nu met de muis in de buurt komt van een van de flowchartsymbolen, lichten er verbindingspunten voor de verbindingspijl op. Van deze punten kun je er een kiezen door erop te klikken. Vervolgens ga je met de muis naar het symbool dat je wilt verbinden, en klikt hier ook op het punt waarmee je de verbinding wilt leggen.

Tip: Probeer om je flowchart zo in te richten dat zo weinig mogelijk verbindingslijnen elkaar kruisen. Dit bevordert het overzicht.

De flowchart symbolen geven een hint van hun betekenis wanneer je er met de muis boven gaat hangen. Kies voor elk element in je flowchart het symbool dat er qua betekenis het beste op past.
Wanneer je met je muis op een object in je presentatie klikt kun je je tekst aan het object toevoegen.

III. Opgaven

1. 1. Vind een flowchart.
   2. Bepaal het type en het doel.
   3. Vat het proces op de flowchart samen en geef een analyse aan de hand van bovenstaande punten.
   4. Stel mogelijke verbeteringen voor.
   5. Verbeter de flowchart op grond van je analyse.
   6. maak een vergelijking tussen de initiële flowchart en de verbeterde flowchart.
2. 1. Bekijk de flowchart van "Craftsmen's Guild Inc."
   2. Bepaal het type en het doel.
   3. Vat de flowchart samen en geef een analyse aan de hand van bovenstaande punten.
   4. Stel mogelijke verbeteringen voor.
   5. Verbeter de flowchart op grond van je analyse.
   6. maak een vergelijking tussen de initiële flowchart en de verbeterde flowchart.

IV. Craftsmen's Guild Inc. (uitwerking opgave)

1. Bekijk de flowchart van "Craftsmen's Guild Inc."
2. Bepaal het type en doel.

De flowchart betreft een reclame die betrekking heeft op twee verschillende niveau's van beschrijving. Namelijk de functionele organisatie binnen het bedrijf, en het proces wat op gang komt wanneer het bedrijf een opdracht te verwerken krijgt.
Het doel is de klant te verleiden tot het geven van een opdracht tot verbouwing van zijn huis, aan dit bijzonder dynamisch en menselijke bedrijf.

3. Vat het proces op de flowchart samen en geef een analyse aan de hand van bovenstaande punten.

Deze flowchart is een reclame voor een bedrijf Craftsmen's Guild Inc.. De flowchart lijkt de bedoeling te hebben de klant een beeld te geven van het proces dat plaats vindt, wanneer de consument een opdracht tot verbouwing plaatst bij dit bedrijf. Daarbij geeft het ook een indruk van de structuur en de sfeer van het bedrijf zelf.

Bij de benadering van de flowchart van het type Proces-flowchart:

Proces invoer:

De invoer die het proces op gang brengt, is een opdracht tot verbouwing. In de huidige flowchart is de initiatie van het proces niet duidelijk. Het is een onderdeel van alle activiteiten binnen het proces.

Vergelijk in- en uitvoer van het proces:

De uitvoer van het proces is het produkt dat het bedrijf aflevert. Ook dit is niet duidelijk opgenomen in de flowchart.
Eigenlijk is het produkt een direct gevolg van 'Labor' en 'Materials'.

Het proces:

Het proces begint bij de binnenkomende opdracht van de klant tot de uitvoervan het bedrijf, het afgeleverde produkt.

Het patroon van het proces:

De flowchart geeft een dynamische, maar ook warrige indruk van het geheel door:

• de verscheidenheid in de representatie van de verschillende processen.
• de begeleidende teksten die over de hele chart verspreid zijn.
• de onregelmatigheid in de richting van de pijlen en andere manieren die gebruikt worden om informatiestromen aan te geven.
• en de verwarring die optreedt door het centraalstellen van de functionele taken die het bedrijf uitvoert.

Wel geeft de flowchart een goede indruk dat het hier om menselijke processen gaat. Op zich lijkt de flowchart als advertentie erg aantrekkelijk.

Bij de benadering van de flowchart van het type fuctionele flowchart:

Evenredige verdeling van de taken:

Het bedrijf zelf is onderverdeeld in vier functies: 'Architectural', 'Engineering', 'Management' en 'Supervision'. Deze functies zijn in de flowchart weergegeven als mensfiguren die vanuit een ovaal vorm bepaalde taken uitvoeren buiten het bedrijf. De activiteiten die het bedrijf uitvoert zijn samen te vatten in de taken: ontwerp voor verbouwing genereren, permissies voor verbouwing verzorgen mbt. overheden, bankzaken regelen en supervisie op het bouwen zelf.
De verdeling maakt een evenredige indruk, er is geen sprake van herhaling van taken.

De opeenvolging van de taken:

De opeenvolging van de taken is onduidelijk. Alles loopt in elkaar over. Door de ovaalvorm waarbinnen de verschillende functies binnen het bedrijf afgebeeld zijn, wordt een goed onderling contact verondersteld.

4. Stel mogelijke verbeteringen voor.

Er is in deze flowchart een grote verbetering mogelijk door een onderscheid te maken tussen de functionele kant van het bedrijf en het proces wat in het bedrijf plaatsvindt.
Wat betreft het proces zijn er verbeteringen mogelijk met betrekking tot de verduidelijking van de verschillende processen waar het hier om gaat.

• wat hoort precies bij wat?
• wat is de volgorde?
• er kunnen momenten toegevoegd worden waarop er evaluaties plaatsvinden.
• de momenten waarop beslissingen genomen worden kunnen duidelijker worden aangegeven.

5. Verbeter de flowchart op grond van je analyse.
6. maak een vergelijking tussen de initiële flowchart en de verbeterde flowchart.

Ik heb aan de hand van de flowchart van het bedrijf Craftsmen's Guild Inc. in eerste instantie twee nieuwe flowcharts gemaakt.
In de eerste (Craftsmen's Guild, Inc. (1/4)) heb ik de vorm van de oorspronkelijke zoveel mogelijk aangehouden. Deze chart geeft eigenlijk geen verbetering van de originele flowchart. Mogelijk is de verwarring wat minder door een meer uniforme weergave van de verschillende processen.
In de tweede flowchart (Craftsmen's Guild, Inc. (2/4)) heb ik de verschillende taken die binnen het bedrijf worden uitgevoerd bovenaan de flowchart gezet. Hier valt wat op af te dingen, omdat hiermee een volgorde verondersteld kan worden, die in werkelijkheid misschien niet zo star is. Op deze manier is het onderlinge verband tussen de verschillende taken in het bedrijf niet echt als een geheel afgebeeld. De taken in deze flowchart zijn weergegeven onder de deeltaken waar ze binnen het bedrijf behoren. De chart is van links naar rechts te lezen als een proces met in elk geval een output, namelijk de 'building'. Over de invoer van het proces valt nog steeds van alles op te merken. De 'owners' hebben een plan dat eerst moet gaan samenvallen met de ideeen van de architect, dit is een proces op zich.
De tussentijdse evaluaties ontbreken nog steeds. Hierbij ontbreekt ook de rol van de klant, hoewel in de originele chart wordt de klant ook niet bij het proces betrokken.
Naar aanleiding van bovenstaande analyses, lijkt het eigenlijk beter om twee flowcharts te maken, een die het proces dat door het bedrijf bewerkstelligt wordt weergeeft, en een die de taken binnen het bedrijf vastlegt.
In Craftsmen's Guild, Inc. (3/4) heb ik een weergave gemaakt van het proces. Het proces is onderverdeeld in drie overkoepelende activiteiten: Input, Preparation en Output. Onder deze activiteiten heb ik de bijbehorende deelactiviteiten geplaatst. Op deze manier is er een duidelijk begin en eind van het proces, de volgorde van de verschillende fasen in het proces komt ook duidelijk tot uitdrukking.
In Craftsmen's Guild, Inc. (4/4) heb ik een functionele taak flowchart gemaakt van het bedrijf zelf. De originele flowchart veronderstelt een totale communicatie binnen het bedrijf, deze heb ik expliciet gemaakt. Elk van de deeltaken heeft een eigen taak voor zijn rekening.

De flowcharts geven niet zo'n menselijke indruk van het bedrijf en de taken die het uitvoert. Het is belangrijk om van te voren vast te stellen wat het doel van de flowchart is.