Projectmanagement

Projectmanagement is het aansturen van een project. Een project komt voort uit een projectmatige aanpak van een probleem. Een probleem kan van alles zijn: het bouwen van een nieuw gebouw, het starten van een nieuwe afdeling, het schrijven van een rapport.

Er bestaan veel verschillende manieren om projecten in te delen. Al deze methodieken komen neer op hetzelfde: Een denkstadium, een doestadium en een afbouwstadium. In het denkstadium wordt bedacht wat het eindresultaat moet zijn, in het doestadium wordt aan het eindresultaat gewerkt en in de afbouwfase wordt alles afgerond.

Er zijn grofweg drie manieren om een probleem aan te pakken:

• Routinematig werken: Deze aanpak heeft als voordeel boven de andere twee dat het efficiënt is. Routinematig werken heeft iets van herhaling in zich. De aanpak leent zich dan ook goed voor het aanpakken van problemen die zich regelmatig voordoen. Binnen een organisatie volgt men gebaande paden, communicatielijnen en besluitvormingsprocessen.
• Improviserend werken: Het voordeel van improviserend werken is dat het flexibel is. Doordat weinig wordt vastgelegd en er geen vaste regels en procedures worden gevolgt kan sneller worden ingespeeld op veranderende omstandigheden.
• Projectmatig werken: Deze aanpak combineert de effiency van routinematig werken met de flexibiliteit van improviserend werken.

Projectmatig werken is niet altijd de beste optie. De volgende overwegingen gelden:

• Een routinematige aanpak ligt het meeste voor de hand wanneer men een bepaald resultaat herhaaldelijk dient de bereiken onder gelijkblijvende omstandigheden en met gelijkblijvende middelen.
• Improviserend werken ligt het meest voor de hand indien wij iets volstrekt nieuws, onder volstrekt onbekende omstandigheden en met ons onvertrouwde middelen dienen aan te pakken.
• Projectmatig werken ligt tussen deze uitersten in. Deze aanpak ligt voor de hand als:
  1. Het gewenste resultaat niet volstrekt nieuw is maar wel veel nieuwe elementen bevat;
  2. Mensen uit verschillende disciplines of vakgebieden moeten samenwerken;
  3. Men eenmalig een maximale prestatie moet leveren;
  4. Men over beperkte (gelimiteerde) middelen beschikt om dat resultaat te bereiken

Kenmerken van projecten zijn:

• Gefaseerde besluitvorming. Naarmate het project verder verloopt worden steeds meer opties verworpen en wordt het eindresultaat duidelijker. Er wordt gewerkt van vaag naar concreet.
• Integrale beheersing van tijd, geld, documentatie en kwaliteit. Hiermee wordt bedoeld dat de planning in de gaten wordt gehouden, dat rekening gehouden wordt met budgetten, dat er een manier komt waarop besluiten, ontwerpen en definities worden vastgelegd en dat er wordt gecontroleerd of de kwaliteit voldoende is.
• Interdisciplinaire projectgroepen. Binnen een project werken vaak verschillende disciplines samen, bijvoorbeeld een projectgroep met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen binnen een organisatie.
• Opsplitsing van taken. Binnen een project is er sprake van opsplitsing in deelprojecten en deeltaken. Voor een deelproject kan een deelprojectgroep verantwoordelijk zijn. Binnen groepen worden taken en verantwoordelijkheden gesplitst.

Een belangrijke rol binnen projecten speelt de projectfasering. Dit hangt samen met de beheersing van de factor 'tijd' binnen het project. Een belangrijk deel van dit onderwerp heeft betrekking op het plannen van een project met alle deeltaken.

De fasering die als voorbeeld dient is gebaseerd op drie principes:

• Eerst denken, dan doen.
• Het planvormen/denken van voor naar achteren èn van achteren naar voren.
• Het werken van grof naar fijn.

Een belangrijk deel van project management heeft betrekking op het opsplitsing van het project in deelprojecten en uiteindelijk deeltaken. Dit levert uiteindelijk taken op die in een Gantt-chart weergegeven kunnen worden. Dit opsplitsen kan gebeuren aan de hand van een zogenaamde Work Breakdown Structure:

Gebruikte bronnen

Het grootste gedeelte van deze tekst is gebaseerd op 'Projectmatig werken'. Voor het gedeelte over WBS is bescheiden gebruik gemaakt van 'Advanced Project Management'.

• Gert Wijnen, Willem Renes, Peter Storm Projectmatig werken , Utrecht : Het Spectrum, 1996
• F.L. Harrison Advanced project management : a structured approach, Aldershot [etc.] : Gower, 1992

Verdere informatie

Op het web valt de informatie over project management tegen. Dit komt vooral omdat er veel bedrijven actief zijn in project management activiteiten en niet te veel informatie kwijt willen geven.