Fig.1: Een simpele Gantt Chart
Dit zijn interessante zaken en in dit verhaal zal duidelijk gemaakt worden wat voor soort diagrammen er zijn en hoe ze gebruikt en gelezen kunnen worden.
[Gantt Charts]
[Netwerkdiagrammen]
[Verwijzingen]
Fig.1: Een simpele Gantt Chart
In het algemeen is het mogelijk om in zulke schema's makkelijk en in één oogopslag verschillende dingen te waarnemen:
Ook is het mogelijk om in een Gantt grafiek weer te geven wie verantwoordelijk is voor welke taak. Vaak gebeurt dat door naast de kolom met taken nog een kolom te plaatsen met daarin de verantwoordelijke. Op deze manier is ook makkelijk te zien wie er verantwoordelijk is voor bepaalde taken en wie er aangesproken moet worden als er iets dreigt mis te gaan of als er vragen zijn en dergelijke.
Helaas is in figuur 1 niet te zien wie er verantwoordelijk is voor de verschillende taken. Dit heeft er mee te maken dat het een erg simpel voorbeeld is. Straks volgt nog een voorbeeld waarin de verschillende punten beter belicht zullen worden.
In het rechtergedeelte staan de balken die de tijd aangegeven die een bepaalde taak nodig heeft. Vaak geeft de horizontale as de tijd aan en een balkje is dus zo lang als de taak duurt. Op deze manier kun je dus goed zien welke taken van elkaar afhankelijk zijn in de tijd. Op welk moment de ene taak is afgelopen en een andere begint. En of ze goed op elkaar aansluiten.
Het begin en de duur van de taken is wel af te lezen in figuur 1. Op de horizontale as is de tijd afgebeeld en de zwarte, horizontale balken geven de duur aan van een taak. Het begin en einde van zo'n balk geven dan respectievelijk het begintijdstip en het eindtijdstip weer van de taak. In dit voorbeeld is bijvoorbeeld te zien dat Data Entry halverwege de week van 12 januari begint en eindigt in de week van 2 februari. Vervolgens valt dus te constateren dat de taak zo'n 2,5 tot 3 weken duurt.
Dit laatste brengt een ander punt met zich mee met betrekking tot Gantt diagrammen. Het is namelijk ook mogelijk om te laten zien of de tijd die gepland was overschreden wordt. Dit kan door bijvoorbeeld door over het balkje met de geplande tijd een balkje te zetten dat een andere kleur heeft en aangeeft hoe lang een bepaalde taak werkelijk heeft geduurd. Nu is dan ook goed te zien of de gestelde deadlines en milestones gehaald worden. Over deze milestones later meer. Ook is op deze manier goed te zien welke taken door eerdere vertragingen ook vertraging oplopen. Daarnaast wordt duidelijk welke taken van elkaar afhankelijk zijn. Natuurlijk is ook goed af te lezen wat de verloren tijd is en op deze manier kan een schatting worden gemaakt hoeveel tijd een project uitloopt of nog in beslag zal nemen.
In de simpele grafiek van figuur 1 is helaas niet goed te zien of milestones en deadlines gehaald worden of niet en de eventueel hoeveelheid overschreden tijd, maar ook hier geld dat daar later een beter voorbeeld van zal volgen.
Zoals al eerder opgemerkt is in een Gantt diagram ook af te lezen hoe de onderlinge afhankelijkheid van taken in elkaar zit. Dit kan op verschillende manieren. Natuurlijk zijn de taken van boven naar beneden te lezen en is zo een chronologisch overzicht te krijgen van de elkaar opvolgende taken. Belangrijk hierbij is op te letten of het gaat om hoofdtaken of taken van deelprojecten. Dit omdat deelprojecten niet noodzakelijk chronologisch geordend hoeven zijn. Het is dan misschien ook makkelijker om naar de linkerkant te kijken. Hier wordt namelijk in de tijd afgebeeld wanneer een taak begint, eindigt en hoe lang deze duurt. Ook valt hier goed te zien hoe de taken onderling afhankelijk zijn in de tijd. De ene taak begint waar de andere eindigt. Er is te zien, aan de rechterkant, hoe lang een taak zou moeten duren, maar ook vaak hoe lang het in werkelijkheid heeft geduurd. Doordat veel taken afhankelijk van elkaar zijn, zal het gebeuren dat als de ene taak vertraging oploopt, dit als een soort domino-effect door het hele project sluipt. Deze problemen zijn ook goed duidelijk in een Gantt diagram. Als de geplande tijd naast de werkelijke tijd worden gezet, blijkt al snel dat taken afhankelijk van elkaar zijn. Als de ene taak uitloopt kan een andere nog niet beginnen. Toch is een Gantt diagram niet het meest ideale instrument om deze afhankelijkheid aan te tonen of te doorgronden. Beter kan hiervoor een netwerkdiagram of PERT diagram voor gebruikt worden. Hierover later meer.
De grafiek in figuur 1 geeft wel globaal de onderlinge afhankelijkheid weer van bepaalde taken. Dit is te zien aan de manier waarop de zwarte balken, die een taak weergeven, eindigen. Waar de een ophoudt en de ander begint, is het vaak het geval dat die twee taken afhankelijk van elkaar zijn. In dit voorbeeld betekent dit dus dat het Data Analysis gedeelte pas kan beginnen als het Data Entry gedeelte is afgerond. Later komt hiervan een beter voorbeeld.
Nu de verschillende "taken" van een Gantt diagram besproken zijn, is het tijd om naar een uitgebreider voorbeeld kijken dan Fig. 1.
Fig.2: Een meer uitgebreide Gantt Chart
Figuur 2 is een uitgebreidere Gantt diagram. In het plaatje staan verschillende nummers die de verschillende onderdelen benoemen. Hieronder staat een lijst wat elk nummer voorstelt.
Nu eerst iets over milestones. Dit zijn een soort mijlpalen in een project. Op deze tijden is het de bedoeling dat een bepaald deel van het project af is. Ze zijn te beschouwen als een soort deadlines. Dit is niet helemaal waar. Milestones moeten meer benaderd worden als punten in een project die van belang zijn voor het verdere verloop van het project. Het kunnen punten zijn waar beslissingen moeten worden genomen voor het verder te verlopen project maar het kan een punt zijn waarop belangrijke taken moeten zijn afgerond om verder te gaan met de volgende fase.
In een Gantt diagram worden ze vaak weergegeven als driehoekjes of diamantjes op bepaalde punten. Hieraan is te zien wanneer de milestones bereikt zouden moeten zijn. Natuurlijk verschilt de manier van weergeven per diagram. het beste is dan ook om de legenda van het desbetreffende diagram te raadplegen om er achter te komen hoe in dat geval de milestones worden weergegeven.
[Gantt Charts]
[Netwerkdiagrammen]
[Verwijzingen]
Fig.3: Een simpele PERT chart
PERT staat voor Project Evaluation and Review Technique. Zo'n diagram bestaat uit knooppunten die verbonden zijn met pijlen. De knopen staan voor de verschillende taken, terwijl de pijlen de relaties aangeven. Met dit soort diagrammen kun je de onderlinge afhankelijkheid van van verschillende taken dus goed laten zien. In figuur 3 is een simpel voorbeeld te zien van zo'n PERT chart. Hier is te zien dat zo'n PERT chart blokken bevat die verbonden zijn met pijlen die de onderlinge afhankelijheid laten zien. Elk van deze blokken representeert een taak en in de blokken staan de taaknamen. Boven de blokken staat de geschatte tijd die zo'n taak inneemt.
Alles wat in een Gantt diagram te vinden is, kan ook in een PERT diagram worden weergegeven. In de knopen kan veel informatie gezet worden. Zo staan de taken bovenin. Daaronder bevindt zich een rij waarin staat welk taak nummer het is (zoals die gegeven is / zou zijn in het Gantt diagram. Ook staat in deze rij hoeveel dagen er voor een taak staan. Op de onderste rij staan vervolgens de begin en eind datum van de taak.
In figuur 4 is dit goed te zien. Zo is een taak bijvoorbeeld First Design Task of Testing task. Daaronder is een rij met daarin het taak nummer en de hoeveelheid dagen die nodig zijn voor de taak. In dit geval respectievelijk het taaknummer 5 en een duur van 6 dagen en het taaknummer 11 en een duur van 5 dagen. Als laatste rij is nog af te lezen wat de begin en eind datum van een taak zijn. In dit voorbeeld is dat respectievelijk van 1 januari 1996 tot en met 8 januari 1996 en van 19 januari 1996 tot en met 25 januari 1996.
Tot zover is er nog niet zoveel verschil tussen Gantt diagrammen en PERT diagrammen. Maar nu komt het grote verschil. Waar Gantt diagrammen goed zijn om de afhankelijkheid van taken te laten zien in de tijd, daar zijn PERT diagrammen juist makkelijk om de onderlinge afhankelijkheden te laten zien.
Fig.4: Een meer uitegebreide PERT chart
Met PERT diagrammen is het erg goed te zien hoe een bepaalde taak volgt uit een andere taak of daarvan in ieder geval afhankelijk is. Niet goed te zien bij PERT diagramnmen is hoe de taken in de tijd staan. De datum wordt wel weergeven maar tot een goed vergelijk kan het niet komen. Ook lijkt het alsof er chronologie in zit door de horizontale rangschikking, maar dit hoeft niet expliciet het geval te zijn. Met andere woorden: er is wel een volgorde maar deze hoeft niet perse een chronologische volgorde te zijn. Wat wel goed naar voren komt (zie figuur 4), is hoe de verschillende taken elkaar opvolgen en welke afhankelijk van elkaar zijn. Dit dus in tegenstelling tot Gantt diagrammen, welke juist goed laten zien hoe taken in de tijd staan, maar waar je minder goed kan zien hoe de verschillende taken van elkaar afhankelijk zijn.
Nu is duidelijk geworden waarvoor Gantt diagrammen en PERT diagrammen gebruikt kunnen worden. De conclusie is dat, hoewel ze verschillen, ze beiden goed te gebruiken zijn bij het visueel weergeven van projecten. Nog beter is om beiden te gebruiken. Zo wordt er een goed overzicht gecreerd van de verschillende kanten van een project.
[Gantt Charts]
[Netwerkdiagrammen]
[Verwijzingen]